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指示書の例文と書き方（社内・取引先）
指示書の例文と書き方（社内・取引先）
指示書は、日常的に発生する業務上の通達事項に関しては、通常、企業ごとに既定の書式があります。ここでは、そのような既定の書式のない通達事項でも使用できる汎用的な指示書の参考例を紹介します。
文体は、社内向けの指示書の場合、常体（だ・である調）でも敬体（です・ます調）でも構いません。会社・職場それぞれの慣例に従って文体を選んでください。しかし、取引先への指示書の場合は、相手が下請けであったとしても、敬体で記すのが礼儀正しい書き方です。
指示書の構造は、上から順に以下の項目を記入します。
①発令・掲出の日付（右肩）
②宛先（左寄せ）
③発信部署・発信者（右寄せ）
④タイトル（中央揃え）
⑤本文
なお、本文が細目に分かれている場合は、本文中に「下記の通り」または「下記のように」と書き、下段の中央に「記」と記してから、以下に細目を箇条書きで列記します。ただし、「下記」の使用は用紙が1枚の場合に限られます。1枚に書き切れない場合は、「別紙の通り」とし、「別紙」に細目を列記します。
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【社内向け指示書例文】
2015年3月20日
社員各位
総務部長 桂次郎
諸経費に関する制度変更のお知らせ
経費節減対策の一環として、接待費・交通費・備品購入費等に関する処理方針が以下の通り変更となりました。各位におかれては、経費節減にご協力の上、職務の遂行に当たられるようお願いします。
記
① 接待費の変更点
顧客との会食などで経費が必要な場合は、必ず事前に直属課長・グループ長の承認を得て請求してください。
② 交通費の変更点
営業活動での移動に当たっては、非常時以外、公共交通機関を利用し、現金・カードいずれによる支払いの場合もその運賃を請求してください。
③ 備品購入費の変更点
備品の発注は部署ごとに行わず、総務に申請してください。総務がすべての備品発注を担当します。
以上
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