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商品欠品のお詫び状の例文と書き方

商品欠品のお詫び状の例文と書き方

一般の消費者を対象とするネット上の通販サイトでは、商品ページに在庫情報や入荷予定を表示することが普及し、品切れ商品の注文を受けることは激減したはずです。しかし、そのようなネット通販とは異なり、多くの業種では電話・FAX・メールで注文を受けてから在庫を確認し、在庫不足や品切れの場合には改めてそのことを連絡するケースが一般的と思われます。

流通用語では、品切れの場合も含めて、注文数に対して在庫数が不足していることを欠品といいます。ここでは、欠品を発注者に知らせるためのお詫び状(FAXまたはメール)の例文を紹介します。

お詫び状の内容としては、欠品の通知とお詫び以外に、入荷予定、注文変更またはキャンセルの確認などが必要です。欠品の理由については特に明記する必要はありませんが、メーカーの倒産・生産中止などの場合は、代替品を紹介することができれば書いておきましょう。

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【商品欠品のお詫び状例文】

2014年11月1日

□□工務店
中村太郎様

株式会社□□□ 営業1部
田中はなこ

ご注文商品欠品のお詫び

拝復 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

 さて、誠に申し訳ございませんが、ご注文の〈□□□社〉□□□□□(10点セット) は在庫数が5箱となっております。すでに□□□社に発注済ですが、入荷は約2週間後の予定です。
 また、在庫の5箱は、午後4時までにご連絡いただけましたら、本日中に□□急便で発送し、明日午前中にはお届けすることができます。

 つきましては、お手数でもご注文の変更またはキャンセルにつきご連絡くださいますようお願い申し上げます。

 ご多忙のところ誠に申し訳ございません。田中様のご連絡をお待ち申し上げております。

敬具

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