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お礼状や送付状の書き方の基本
お礼状や送付状の書き方の基本
お礼状や送付状の体裁を整える上で無視できない、もっとも基本的な書き方のポイントを、以下に紹介します。
「横書き」と「縦書き」
●ビジネス関係は横書きが基本
パソコンの普及によって、ファイリングシステムの規格統一と同時に、ビジネス文書が「A4・横書き」に統一されました。従って、仕事上のお礼状や送付状なども、ほとんどが横書きで作成されます。縦書きは、冠婚葬祭用のお知らせや挨拶状などわずかです。
●プライベートは横と縦を使い分け
個人的な手紙・はがきは、基本的に個人の自由です。仏事関係だけは縦書きが常識とされていますが、お礼状・送付状を含めてプライベートレターは縦・横どちらでも構いません。ただし、改まった内容の手紙・はがきのときは、現在でも縦書きが主流となっています。一方、数字を多く書き込む文書の場合は、横書きにして英数字を使用しないと、書きづらく読みづらいものになります。
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「頭語・結語」と「時候の挨拶」
●ビジネス・プライベートどちらの場合も、丁寧な言葉遣いで書く改まった文面の場合は、基本的に頭語・結語と時候の挨拶が必要です。例外は、お詫び状や仏事関係などです。
●時候の挨拶には、大きく分けて、「□□の候」で始まる漢文調のものと、「風薫る五月の空に〜」といった季節の風情を感じさせるものがあります。「□□の候」は「□□の折柄」・「□□のみぎり」という言い方もあり、その後には漢字熟語を多用した挨拶文が入ります。この硬い挨拶文は今もビジネス文書の常套句になっていますが、プライベートレターではほとんど使われません。プライベートの場合は、男性でも後者の四季の風情を感じさせる言い回しが好まれます。
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